Fundamentos de Administración (51295)
Participantes:
Marisol López (marisol.lopeza@cun.edu.co)
Katherine Paternina (katherine.paternina@cun.edu.co)
Mauricio Rojas (mauricio.rojasm@cun.edu.co)
Ivan Garcia (ivan.garciaa@cun.edu.co)
Administración: Generalidades y alcances
1. Definición de Administración
2. Principios Básicos de la Administración.
3. Importancia de la Administración
4. Principales autores de las teorías de la Administración
5. Características de la Administración
1. Definición de Administración
Administración proviene del latín ad–ministrare, que significa “estar bajo el mando del otro, prestar un servicio”. Es el conjunto de funciones cuya finalidad es administrar. Es considerada la técnica que busca obtener resultados de máxima eficiencia, por medio de la coordinación de las personas, cosas y sistemas que forman una organización o entidad, también tiene como objetivo el estudio de las técnicas utilizadas en la planificación, en la integración, control de los recursos y la unificación de una organización con la finalidad de obtener de ello diversos beneficios, ya sea de índole social o económico, este último va a depender de los fines que dicha organización tenga por objetivo.
La administración se define como el proceso de diseñar y mantener un ambiente en el que las personas trabajando en grupo alcance con eficiencia metas seleccionadas. Esta se aplica a todo tipo de organizaciones bien sean pequeñas o grandes empresas lucrativas y no lucrativas, a las industrias manufactureras y a las de servicio.
En fin la administración consiste en darle forma, de manera consistente y constante a las organizaciones. Todas las organizaciones cuentan con personas que tienen el encargo de servirle para alcanzar sus metas, llamados Gerente, administradores etc.
Los partidarios de la escuela del proceso administrativo consideran la administración como una actividad compuesta de ciertas sub-actividades que constituyen el proceso administrativo único. Este proceso administrativo formado por 4 funciones fundamentales, planeación, organización, ejecución y control. Constituyen el proceso de la administración.
Planeación: consiste en la formulación del estado futuro deseado para una organización y con base en éste plantear cursos alternativos de acción, evaluarlos y así definir los mecanismos adecuados a seguir para alcanzar los objetivos propuestos, además de la determinación de la asignación de los recursos humanos y físicos necesarios para una eficiente utilización.
La planeación implica crear el futuro desde el presente con una visión prospectiva, es decir como una prolongación de éste y comprende por lo tanto el establecimiento anticipado de objetivos, políticas, estrategias, reglas, procedimientos, programas, presupuestos, pronósticos, etc.
Organización: La concepción actual de organización empresarial se redefine a partir de los cambios que caracterizan el nuevo siglo; las organizaciones basadas en conocimiento, en tecnología de la información y en mercados globales, para operar en clúster del conocimiento. La organización es pues un sistema orgánico inmerso en un medio hostil con el que se intercambia energía, materia información y dinero, es decir, que la organización es un sistema socio-técnico abierto, el cuál posee, relaciones de entradas (insumos), salidas (productos) y retroalimentación o ciclos de retorno para modificar el propio sistema, en estructura, operación, función o propósito, permitiendo su permanencia en el tiempo, además de procesos internos de readaptación, construcción y auto reparación, que le permiten interrelacionarse adecuadamente con un entorno.
Ejecución: La ejecución es el proceso dinámico de convertir en realidad la acción que ha sido planeada, preparada y organizada. Al respecto Ferry dice que “en la práctica, muchos gerentes creen que la ejecución es la verdadera esencia de la administración. La ejecución trata exclusivamente con personas.”
La motivación de la voluntad del ser humano está relacionada con sus impulsos, mediante sus aspiraciones en la vida.
Control: Es el proceso que usan los administradores para asegurarse de que las actividades realizadas se corresponden con los planes, el control también puede utilizarse para evaluar la eficacia del resto de las funciones administrativas: la planeación, la organización y la ejecución.
2. Principios Básicos de la Administración.
Los principios básicos de la administración es la manera como el área administrativa de la empresa, aplica el manejo de un conjunto de actividades en forma sincronizada en sus diferentes niveles para alcanzar la visión, misión y objetivos trazados por los empresarios.
La administración es un medio para lograr que las cosas se realicen de la mejor manera, al menor costo y con la mayor eficiencia y eficacia posible.
• Principios de la Administración Científica de Taylor
Para Taylor, los procesos empresariales e industriales basados en la gerencia adquirieron nuevas atribuciones, los cuales son:
• Principio de planeamiento: Busca sustituir en el trabajo el criterio de individualidad, la improvisación y la actuación empírica por métodos basados en procedimientos científicos, es decir, estudiar detalladamente cada tarea antes de establecer el método a utilizar para su desarrollo o ejecución.
• Principio de la preparación/planeación: Está dada para que en cada proceso se deben seleccionar y preparar; entrenar al trabajador de acuerdo con sus aptitudes y actitudes, con el propósito de elevar o incrementar la productividad de acuerdo a lo planeado.
• Principio de Control del trabajo: Que permita certificar que éste, está siendo ejecutado de acuerdo a las normas establecidas según los planes desarrollados.
• Principios de la ejecución: Distribuir indistintamente las responsabilidades con el fin de que la ejecución del trabajo se haga de una forma disciplinada.
• Estudio del trabajo de los operarios, descomponiéndolo en movimientos elementales, cronometrándolo, para después de un minucioso análisis, eliminar o reducir los movimientos inútiles, y perfeccionar y racionalizar los movimientos ideales en cada puesto de trabajo.
• Separación de las funciones de planeación y de la ejecución, dándoles las atribuciones precisas y necesarias.
• Especialización y entrenamiento de los trabajadores, buscando mejorar las competencias y habilidades en los puestos de trabajo.
• Estandarización de procesos en busca de mayor productividad.
• Especializar al trabajador en el desarrollo de las actividades.
• Creación de la base científica, orientada a sustituir los métodos de trabajo empírico y tradicional por métodos de trabajo nuevos.
Al destacar la esencia en el sistema de administración científica, Taylor señalaba la ciencia en lugar de los hábitos tradicionales de trabajo, la armonía y no la discordia, la colaboración y no el individualismo, el máximo rendimiento en lugar de la limitación del mismo; el desarrollo de cada obrero hasta lograr la eficiencia y prosperidad máximas accesibles para él.
• Teoría de Fayol
La teoría clásica de la administración hace énfasis en las funciones básicas que debe tener una organización para conseguir su eficiencia. En su libro que salió en 1916 expone un enfoque sintético y universal de la empresa, tratando temas como la concepción anatómica y estructural de una organización.
En qué consisten sus teorías y el valor que todavía tienen hoy en día
Fayol destaca que toda organización debe de cumplir con una serie de funciones básicas, que son las siguientes:
• Funciones técnicas. Son las funciones empresariales y primordiales de la empresa, ligadas a la producción de bienes y servicios, como las funciones productivas.
• Funciones comerciales. Se enfocan en las actividades de compra, venta e intercambio. Tratan de la importancia de la producción eficiente y de que los bienes puedan llegar bien y ser consumidos.
• Funciones financieras. Implican la búsqueda y la gestión del capital, donde el administrador juega un papel fundamental, ya que controla toda la economía de la empresa, evitando actos imprudentes de uso de capital.
• Funciones de seguridad. Hacen referencia al bienestar de la organización y de los trabajadores, teniendo en cuenta la seguridad tanto industrial como personal, de higiene, entre otros.
• Funciones contables. Esta serie de funciones se enfocan en todo lo relacionado a los costos, inventarios, y estadísticas empresariales. Trata de llevar un buen control de los recursos y de informar constantemente de cada estado financiero y de las operaciones que se van realizando.
• Funciones administrativas. Son las encargadas de la regulación, integración y control de las cinco funciones anteriores. Estas deben ser coordinadas de forma eficaz y eficiente para conseguir una buena coordinación y control general de la organización en su totalidad.
Una organización logra un correcto funcionamiento cuando hay una sincronización de todos los elementos y áreas de la empresa, es decir, los descritos en los apartados anteriores. No puede fallar ninguno, ya que si lo hace se ven perjudicadas las demás áreas también, y la organización entonces no puede funcionar de forma eficiente. Además, los trabajadores también juegan un papel primordial en el cumplimiento de dichas funciones.
Resumen
• La Escuela de Administración Científica (Taylor) y la Teoría Clásica (Fayol), constituyen las bases del llamado enfoque clásico tradicional de la administración.
• Para Taylor, los procesos empresariales e industriales basados en la gerencia adquirieron nuevas atribuciones, que se reúnen en 10 principios.
• La principal preocupación de la Teoría Clásica de la Administración, era aumentar la eficiencia de la empresa a través de la forma y disposición de los órganos componentes de la organización (departamentos), y de sus interrelaciones estructurales.
3. Importancia de la Administración
El fenómeno administrativo se da donde quiera que existe un organismo social, porque siempre debe existir coordinación sistemática de medios. La administración se da por lo mismo en el Estado, en el ejército, en la empresa, en las instituciones educativas, en una comunidad religiosa, etc. Su especificidad. A pesar que la administración va siempre acompañada de otros fenómenos de distinta índole, el elemento administrativo es específico y distinto a los que acompaña. Se puede ser un magnífico ingeniero de producción y un pésimo administrador.
Las condiciones que imperan en esta época actual de crisis así como la necesidad de convivencia y labor de grupo, requieren de una eficiente aplicación de esta disciplina que se verá reflejada en la productividad y eficiencia de la institución o empresa que la requiera.
La administración como disciplina brinda herramientas y conocimientos para que el esfuerzo coordinado de todos los recursos que conforman una organización (materiales y humanos) trabaje de manera eficiente hacia los mismos objetivos.
Además, la administración permite que la organización pueda anticiparse o estar preparada para situaciones de cambio o de crisis externa que puedan causar impacto en su desempeño, con el objetivo de mantenerse en actividad.
4. Principales autores de las teorías de la Administración
Frederick Winslow Taylor ( 1856 – 1915)
Ingeniero mecánico y economista, nacido en 1856, en el seno de una familia acomodada de la sociedad de Filadelfia, erguido bajo principios de disciplina y devoción al trabajo, es considerado como el padre de la administración científica.
Su teoría fue basada en la observación directa, en la descripción minuciosa de las actividades realizadas por la base obrera, la tarea era desmenuzada en diversas actividades simples las cuales eran cronometradas para evitar la aparición de tiempos muertos, pensaba que los trabajadores únicamente producían una tercera parte de su capacidad, dedicó 20 años de su vida a “encontrar la mejor manera” de realizar cada actividad.
Henry Fayol (1841 – 1925)
Ingeniero civil en minas y pionero de la investigación de la administración aplicada nacido en Constantinopla Turquía en 1841. La metodología que Fayol desarrollo consistió en observar hechos, realizar experiencias y extraer reglas.
Fayol concibe que los deberes de un administrador consisten en Planear, Organizar, Dirigir, Coordinar y Controlar, define la administración como un todo y un conjunto de procesos, dentro de sus ideología recomendaba priorizar la información verbal sobre la formal por escrito
Mary Parker Follet (1868- 1933)
Licenciada en economía, gobierno, leyes y filosofía nacida en Nueva Inglaterra Massachusetts, considerada una mujer fuera de sincronía con el tiempo que transcurría, anticipo la idea conceptual del control en las organizaciones. Su análisis de la conceptualización del control en las organizaciones fue plasmado en publicaciones realizadas en la década de los años 20´s.
Sus discursos y escritos sobre la nueva conceptualización de la administración llamaron la atención de Taylor y Fayol, consideraba como elementos esenciales de la administración la coordinación, autoridad y atención.
Abraham Maslow (1908-1970)
Psicólogo estadounidense nacido en la ciudad de New York en el año de 1908 creador del término “jerarquía de las necesidades” y de la “Pirámide de Maslow”, colocando en la base las necesidades fisiológicas y en la cúspide la auto realización, Maslow es considerado “El padre de la psicología humanista”
Defendía la teoría de una adecuada motivación humana para la obtención de mejores resultados, incluyendo temas como: condiciones de trabajo, tipo de trabajo, apego, recompensas.
5. Características de la Administración.
1. Universalidad
La administración puede existir en cualquier organismo social, ya que es un proceso global donde se puede determinar la orientación necesaria para lograr los objetivos organizativos de manera adecuada, a través de la planificación, integración, liderazgo y control.
La administración se da por si sola en un país, empresa, milicia, instituciones o sociedades religiosas, entre otras. Por lo tanto, se puede decir que la administración es universal o global debido a que se puede aplicar en una gran variedad de organismo social y en cualquier sistema político.
2. Unidad temporal
A pesar de las diferencias en las fases, etapas y elementos de la administración, es un proceso único donde se aplican siempre, casi todos los elementos en un alto o bajo nivel en las empresas. De ese modo, a la hora de hacer alguna planificación, de igual modo la empresa puede mandar, controlar y organizar.
3. Valor instrumental
La administración es un medio que se enfoca en lograr un objetivo, lo que significa que se puede utilizar en los diferentes organismos sociales para alcanzar de manera favorable todos los objetivos que se hayan establecido.
4. Interdisciplinariedad
La administración suele utilizar los procesos, principios, métodos y procedimientos de otros tipos de ciencias que se relacionan directamente con el trabajo eficiente, como es el caso de la estadística, contabilidad, psicología, antropología, matemáticas, derecho, filosofía, sociología, ciencias políticas y economía.
5. Especificidad
A pesar de que la administración se acompaña de otros procesos diferentes, el proceso administrativo es único y específico. La administración cuenta con particularidades específicas que ayudan a no confundirla con otras técnicas o ciencias, en otras palabras, la administración no se involucra con otras disciplinas.
6. Unidad jerárquica
Todos los que tienen carácter de liderazgo dentro de un organismo social, pueden ser parte de diferentes niveles y modalidades de la administración. En una empresa existe un solo cuerpo administrativo que va desde el gerente general, hasta el último eslabón que podrían ser los obreros.
7. Amplitud de ejercicio
Esta extensión práctica es aplicable en todos los niveles que comprende un organismo formal, como es el caso de los presidentes, gerentes, supervisores, empleados, entre otros.
8. Flexibilidad
Las técnicas y fundamentos administrativos se pueden adecuar a todas las necesidades que tengan una empresa o un grupo social.
En todo instante de la operación de una organización se están dando, en mayor o menor proporción, todos o la mayor parte de los elementos administrativos. Así, al hacer los planes, no por eso se deja de mandar, de controlar, de organizar, etc. Por lo mismo, se puede afirmar que es un proceso interactivo y dinámico. Su unidad jerárquica. Todos los poseen carácter de jefes en un organismo social, participan en diversos grados y modalidades, de la misma administración. Así, en una organización forman un solo cuerpo administrativo, desde el Presidente, hasta el último supervisor.
Eficiencia, Eficacia y Productividad Eficacia
Eficiencia: consiste en alcanzar las metas establecidas en la empresa.
Eficacia: consiste en el logro de las metas con la menor cantidad de recursos
Productividad: consiste en la relación producto-insumo en un período específico con el adecuado control de la calidad.
La productividad puede expresarse en la siguiente ecuación: Observando detenidamente la fórmula anterior, se puede inferir que la productividad puede ser elevada cuando:
1. Se reducen los insumos y se mantienen los mismos productos.
2. Se incrementan los productos y se reducen los insumos para elaborarlos.
3. Se incrementan los productos con los mismos insumos.
El entorno de las empresas elementos que influyen de manera significativa en las operaciones diarias de la empresa, dividiéndolos en dos: Macroambiente y Microambiente.
Macroambiente: lo constituyen todas las condiciones de fondo en el ambiente externo de una organización. Esta parte del ambiente conforma un contexto general para la toma de decisiones gerenciales.
Condiciones Económicas: se refiere al estado actual de la economía relacionada con inflación, ingresos, producto interno bruto, desempleo, etc.
Condiciones Socio-culturales: es el estado general de los valores sociales dominantes en aspectos tales como los derechos humanos y el medio ambiente natural, las orientaciones en educación y las instituciones sociales relacionadas con ella, así como los patrones demográficos, etc.
Condiciones tecnológicas: relacionadas con el estado general del desarrollo y disponibilidad de la tecnología en el entorno, incluyendo los avances científicos.
Condiciones ecológicas: referidas a la naturaleza y al medio ambiente natural o físico, incluyendo la preocupación por el medio ambiente.
Microambiente: El Microambiente está integrado por las organizaciones y personas reales con quienes se relacionan con la empresa.
Microambiente Clientes: constituido por los grupos de personas o instituciones que compran los bienes y/o usan los servicios de la organización.
Proveedores: son los abastecedores específicos de la empresa, tanto de información y financiamiento, como de la materia prima que la empresa necesita para operar.
Microambiente Competencia: empresas específicas que ofertan bienes y servicios iguales o similares a los mismos grupos de consumidores o clientes.
Reguladores: que son las agencias y representantes gubernamentales, a nivel local, estatal y nacional, que sancionan leyes y reglamentos que afectan las operaciones de la empresa dentro de un país determinado.
Conducta ética y responsabilidad social en Administración: Ahora bien, la responsabilidad social es la obligación de la empresa de ejecutar acciones que sirvan tanto a sus intereses como a la sociedad afectada por sus actividades. En otras palabras, se puede decir que es la seria consideración del impacto en la sociedad de las acciones de la empresa
